«— А у вас нет такого же, но с перла… с перламутровыми пуговицами?
— К сожалению, нет.
— Нет? Будем искать.»
Диалог из к/ф «Бриллиантовая рука.»
«К сожалению, нет», «не можем найти на складе», «поищите в зале» и многие другие фразы можно услышать от продавцов. Клиент уходит и уносит деньги, которые хотел отдать вам.
По истечению месяца в магазине обнаружилась недостача товара, возможно, порча имущества. Виноватых всегда можно найти, а где гарантия, что это не повториться?
«Излишки товара – это подготовка к хищению» – самый страшный сон, который может случится с руководителем. Грозит разбирательство в плоть до увольнения.
Каждый руководитель сталкивается с похожими ситуациями, и результатом является потеря денег. Единственным верным решением будет проведение инвентаризации собственного бизнеса.
Инвентаризация – это определённый порядок действий, который направлен на документальное подтверждение наличия, оценки имеющихся единиц товара, имущества и состояния финансовых обязательств компании путём сверки данных фактов с бухгалтерским учётом. Цель инвентаризации – сохранить имущество и материальные ценности компании.
Инвентаризации быть! Осталось определиться: проводить её самостоятельно или привлекать подрядчика. Давайте разбираться, какой вариант выгоднее.
Где выгода?
Возьмём пример: сетевой бизнес – 100 магазинов, в каждом по 50 000 единиц товара. На склад поступают новые партии. Товарная линейка обновляется, старый товар распродаётся. Инвентаризацию требуется проводить ежемесячно.
Сами с усами
Проводим инвентаризацию своими силами:
- магазин придётся закрыть на 3 дня;
- оторвать персонал от прямых обязанностей, привлечь к пересчёту.
У людей, не имеющих опыт работы в данной области, только пересчёт товара занимает от 9-12 часов в сутки. После проведённой работы персоналу предоставляют выходной, оплату за выход, сверхурочные. Чаще всего эта сумма достигает до 3000 руб. за выход на одного рядового и до 6000 руб. за выход на одного административного работника.
Для расчёта 50 000 единиц товара вы привлечёте 20 человек, из них 5 – административный персонал. Один день работ вам обойдётся в 75 000 руб. Три дня – 225 000 руб.
Из историй наших клиентов:
“…Мы решили провести инвентаризацию магазина своими силами. Назначили её на 21.00 вечера, начали в 22.00. Планировали закончить через 2 часа.
Когда приступили к подсчётам, пришли в ужас. Часть продуктов была на одних полках, другая часть на других. Что творилась в холодильнике – вспоминать не хочется.
Товар, без штрих-кода, откладывался в сторону. Считался повторно, и не один раз. Сил не хватило на внесение информации в базу. Проработали всю ночь. Просчитали только половину магазина. Мы очень устали…”
автор предпочёл остаться анонимным
Опыт эксперта
На рынке хороший выбор компаний для проведения независимой инвентаризации товара. Проводят инвентаризацию в удобное время для клиента.
Плюсы:
- Инвентаризация происходит без остановки вашего рабочего процесса.
- Оптимизируется ваш рабочий процесс, а именно, структурируется хранение, что облегчает поиск нужного товара. Каждый артикул есть в базе, видны новые поступления.
- Полное понимание по остаткам в соответствии с денежным эквивалентом.
- Нет лишних затрат за дополнительный выход сотрудника.
В среднем стоимость расчета 50 000 единиц товара составит 1,15 коп. Итого за инвентаризацию одного магазина – 57 500 руб. Закрывать магазин не придётся, независимую инвентаризацию проведут ночью.
Из рекомендаций наших клиентов:
“…Сотрудничали с различными поставщиками данных услуг, мы хотели найти достойный уровень качества услуг с приемлемыми ценами. По итогам тендера заключили договор на один месяц с компанией ОРРЛА и остались удовлетворены результатом. Надеемся, что продолжение дальнейшего сотрудничества будет на таком же высоком качественном уровне.
Технологические особенности поддержки инвентаризации и организованность работы сотрудников вызывает у нашей компании доверие…”
Генеральный директор ООО «Табер Трейд» Тамурка Д.В. (сеть магазинов «Подружка»)
Что мы имеем?
Результат проведённой инвентаризации «Я сам»:
- оплата сверхурочных сотрудникам;
- закрытие магазина на время инвентаризации;
- остаётся пересортица товара;
- отсутствие товарного каталога;
- не определено место хранение товара;
- ошибки при внесении товара в базу данных.
Риски: кражи товара сотрудниками, обман со стороны сотрудника не в вашу пользу, возможность появление “левого”, не качественного товара.
Затраты: 225 000 руб., время работы магазина и сотрудников. 100 магазинов – 22 500 000 руб.
Будущие затраты: появление излишков, недостачи, потерянные клиенты и недополученная прибыль.
Результат проведённой инвентаризации «Эксперт»:
- оплата по факту выполненной работы;
- инвентаризация проводится в удобное время для клиента, без закрытия магазина;
- автоматизируется система хранения, что облегчает поиск товара на складе и нахождение его на полках магазина;
- двойной контроль при пересчёте товара, благодаря чему снижается риск возникновения ошибки к минимуму;
- создаётся товарный каталог и справочник;
- выявляются факты наличия и отсутствия товара;
- формируются группы товары.
Затраты: 57 500 руб. 100 магазинов – 5 750 000 руб.
Будущие затраты: только на ежемесячную инвентаризацию.
Разница очевидна. Провести инвентаризацию самостоятельно или с привлечением подрядчика – решать вам. Грамотно организованная и качественно проведённая инвентаризация – это солидность руководителя и залог успеха бизнеса.