Инвентаризация имущества может проводиться как по заранее утвержденному графику, так и спонтанно (внепланово). Для начала такой инвентаризации также необходимо наличие приказа или распоряжения руководителя с утвержденными в них составом комиссии, датой начала мероприятия и срок, за который она должна быть выполнена полностью. Плановые инвентаризации, как правило, проводят раз в год перед годовой отчетностью фирмы. В то время, как необходимость проведения внеплановой инвентаризации предсказать невозможно.

Внеплановая инвентаризация может быть инициирована руководителем в любой рабочий день в году. Существует несколько причин, при которых возникает необходимость проводить внеплановые инвентаризации:

  • — Увольнение материально-ответственного лица. В данном случае инвентаризация проводится с участием увольняющегося и нового материально-ответственного сотрудника (один передает, а другой принимает ТМЦ). В процессе передаточной инвентаризации ведомости оформляются в 3-х экземплярах (по одному на каждого сотрудника, третий – в бухгалтерию) и подписываются материально-ответственными лицами (сдал-принял).
  • — В случае если был установлен факт хищения материальных ценностей со склада. В данной ситуации инвентаризация позволит выявить номенклатуру ТМЦ, по которым было совершено хищение, а также размер причиненного ущерба организации.
  • — В процессе ликвидации или банкротства компании. В случае банкротства юридического лица все ТМЦ подлежат обязательной инвентаризации с целью оценки стоимости имущества компании для дальнейшей продажи в счет погашения задолженности перед контрагентами. При ликвидации компании имущество также подлежит пересчету с целью передачи его организации-правопреемнику, либо для продажи.
  • — В случае реорганизации государственных и муниципальных компаний с целью передачи их имущества в аренду, либо для продажи или выкупа иными фирмами.
  • — При возникновении ЧС, пожаров, затоплений и прочих форс-мажорных ситуаций, не зависящих от руководства или сотрудников компании. Внеплановая инвентаризация после ЧС поможет своевременно посчитать количество пригодного для дальнейшего использования имущества, а также определить размер ущерба. Например, внеплановая инвентаризация при ЧС поможет оперативно предоставить данные в страховую компанию (если имущество было застраховано) для возмещения ущерба от порчи имущества.

Внеплановая инвентаризация, в зависимости от причины ее проведения, может быть инициирована не только руководителем компании, но также другими государственными органами (следственный комитет, суды) или вышестоящими организациями.