Инвентаризация офиса. Как правильно проводить? Примеры и кейсы от компании ORRLA

Инвентаризация офиса от компании ORLA: мебели, офисной и компьютерной техники и прочего имущества.
Мы знаем, как правильно провести инвентаризацию имущества в офисе!
Обращайтесь по телефону +7 (495) 204-20-68 или заполните заявку на сайте.

Ответственный и внимательный собственник должен знать о своем имуществе абсолютно все: где оно находится, в каком количестве, состоянии, правильно ли оно используется и т.д. Невозможно эффективно управлять предприятием без своевременных и точных сведений такого характера. От этого зависит бесперебойность рабочего процесса, финансовая дисциплина, достоверность документации и соответствие результатов деятельности фирмы ранее поставленным задачам руководителя.

Техническое оснащение вашего офиса – крайне важный момент. Для того, чтобы иметь достоверную информацию о его состоянии, соответствующую реальному положению дел на данный момент, необходимо регулярно проводить инвентаризацию офиса. Наличие имущества по факту необходимо сверять с соответствующей учетной документацией. Это обеспечит вам достоверную и грамотную отчетность.

Результаты инвентаризации средств в офисе не всегда бывают точны. В связи с этим проблемы различного рода могут выявиться при закрытии договора аренды, проверке отчетной документации за очередной прошедший период, в случаях кражи или порчи имущества (как случайной, так и преднамеренной), неожиданного выявления неисправности технических средств и т.д. Наиболее часто проблемы возникают при реорганизации фирмы или смене ее собственника.

Чтобы избежать непредвиденных неприятностей и не ломать голову над срочным решением неожиданных проблем, необходимо заранее принять меры. А именно, регулярно и ответственно организовывать проведение инвентаризации имущества офиса и правильно оформлять документацию по этому вопросу.

Как проводить инвентаризацию в офисе?

Инвентаризация офиса состоит из нескольких важных моментов:

  • Прежде всего, необходимо описать и промаркировать все объекты, которые подлежат проверке.
  • Далее нужно составить учетные списки и списки, сличающие данные бухгалтерского учета предприятия и сведения, занесенные в инвентаризационные описи.
  • Важно также определить ответственных лиц. Именно они должны будут расписаться в заполненном акте инвентаризации. Без этой важной подписи документ будет недействителен.
  • Учет проводят относительно расположению средств по объектам и помещениям.
  • Вся отчетность должна быть заполнена в соответствии с установленными требованиями и должна реально отражать фактическую ситуацию наличия и состояния имущества на данный момент. Только тогда вы сможете своевременно получать достоверную информацию о средствах в вашем офисе.

Однако, стоит учитывать тот момент, что если проводить инвентаризацию мебели в офисе, а также более крупного или мелкого имущества силами сотрудников компании, не компетентных в сфере учета и ревизии основных средств, то результаты могут быть очень даже не точными, а в отдельных случаях и вовсе недостоверными. Независимая инвентаризация может быть проведена только профессионалами, поэтому лучше отдать это дело на аутсорсинг.

Как часто нужно проводить инвентаризацию офисного имущества?

Законом установлены определенные сроки проведения инвентаризации. Если не произошло никаких непредвиденных ситуаций, подобных описанным выше, то проверку проводят не менее 1 раза в течение 3-х лет. Также инвентаризация обязательна при смене материально ответственных лиц.

Какие трудности могут возникнуть в процессе?

Если вы не являетесь профессионалом в сфере ревизии, будьте готовы к тому ,чтобы столкнуться с массой сложностей и просто неприятных моментов, которые будут негативно влиять на процесс проведения инвентаризации офиса.

Сотрудники компании «ОРЛА» ежедневно сталкиваются с различными ситуациями во время инвентаризации имущества в офисе и знают, как их решить быстро и легко. В копилке наших кейсов есть несколько примеров того, как некоторые, казалось бы даже незначительные моменты могут существенно повлиять на ход ревизии.

Пример № 1. Территориальная доступность

Мы уже писали об этом ранее. Дело в том, что иногда приходится сталкиваться с проведением инвентаризации в офисах компаний в различных населенных пунктах, городах и даже регионах одновременно.

К примеру, наши сотрудники проводили инвентаризацию в 200 отделениях Сбербанка России, расположенных по всей Кировской области. Труднодоступность тех или иных населенных точек была достаточно сложна (электричка или рейсовый автобус — раз в 1-2 дня).

Конечно, можно поручить ревизию и сотрудникам удаленного офиса, однако, кто будет их контролировать? А вам ведь нужны достоверные сведения!

Пример № 2. Временные рамки

При проведении ревизии всегда ставятся какие-то сроки, будь то 1-2 дня или месяц, в зависимости от объема. Однако, когда дело касается инвентаризации офиса, то считать приходится во время рабочего дня компании. И здесь важно не только пересчитать все быстро и точно, но и не помешать рабочему процессу.

Если инвентаризацию будут проводить сотрудники вашей компании, то рабочий процесс напрочь встанет, согласитесь! Однако бывает и такое, что доступы в кабинеты бывают только на пару-тройку часов, а то и меньше, и даже не каждый день.

С такой ситуацией мы столкнулись, когда проводили инвентаризацию офисного имущества в управлении Следственного Комитета РФ перед переездом в другое здание и сверку всех данных о наличии имущества после переезда. Сложность заключалась в том, что следователи — народ очень мобильный: постоянные выезды, расследования, собрания, планерки и т.д. Р

аботать приходилось в ускоренном темпе, бегать из кабинета в кабинет. Для непрофессионала — это настоящая проблема, ведь риск совершения ошибки очень велик! Мы же справились с данной задачей превосходно, потому что опыт и знания позволяют нам проводить инвентаризацию офиса быстро и с высокой точностью.

Пример № 3.Нестандартное имущество

Что такое имущество? Это и ложка-вилка в ресторане, и, например, сложное высокотехнологичное оборудование на заводе или фабрике. И все это подлежит учету. Мы столкнулись с ситуацией, когда нам пришлось проводить инвентаризацию на целом парусно-моторном судне, наполненным до краев всевозможным оборудованием. А в другом случае мы пересчитывали море вилок-ложек-ножей в ресторанах, расположенных в разных городах России. И сделали работу с абсолютной независимостью и непредвзятостью!

Примеров можно провести еще массу. Все они ведут к тому, что процедура проверки весьма трудоемка. Она может занимать много времени и доставлять много хлопот сотрудникам фирмы, привлеченным к осуществлению ее процесса.

Поэтому более рациональным решением вопроса будет обратиться в специализированную компанию «ОРЛА».

  • Вам не нужно будет тратить время на формирование инвентаризационной комиссии.
  • Работники предприятия не будут отвлекаться от своих основных обязанностей, а проверку проведут люди, являющиеся профессионалами в этом деле.
  • Вы будете уверены, что все элементы проверки проходят должным образом, что соответствующая документация оформлена верно.
  • Вы предупредите возможные непредвиденные проблемы несоответствия данных по документам и по факту, негативно отражающихся на деятельности фирмы.
  • Вы будете уверены, что все элементы проверки проходят должным образом, что соответствующая документация оформлена верно

Вы также в любой момент будете иметь достоверную и точную информацию о наличии и состоянии средств в вашем офисе и ничто не встанет на пути вашей плодотворной и эффективной работы.

Если вам необходимо правильно провести инвентаризацию в офисе, обращайтесь к нам по телефону +7 (495) 204-20-68 или заполните заявку на сайте.