Инвентаризация ТМЦ проводится хотя бы один раз в год. Для проведения инвентаризации утверждается специальная комиссия с председателем. Одним из обязательных условий для начала инвентаризации является присутствие материально-ответственного лица, а также наличие от него расписки о том, что вся приходно-расходная документация по движению товаров, материалов и прочих активов сдана в бухгалтерию.

Как правило, материально-ответственные лица сами заинтересованы в присутствии при инвентаризации вверенного им имущества. Это нужно для оперативного решения вопросов, если комиссия не может найти тот или иной товар, указанный в инвентаризационной описи, а также предупредит ошибочное приписывание или недочет ТМЦ. Однако, бывают ситуации, когда материально-ответственные лица отказываются от проведения и личного присутствия на инвентаризации имущества. Это может происходить как при конфликтах между материально-ответственным лицом и руководителем, а также при намеренных случаях хищения вверенного имущества.

Итак, в случае, если материально-ответственное лицо отказывается от проведения инвентаризации вверенного ему имущества, необходимо объяснить ему его обязанность участвовать в данных мероприятиях. Обязательство по участию в инвентаризации ТМЦ возникает у сотрудника в момент подписания им договора о материальной ответственности. Если даже после всех разъяснений материально-ответственное лицо отказывается проводить инвентаризацию, комиссия должна зафиксировать сей факт в инвентаризационном акте. Далее проведение инвентаризации вверенного материально-ответственному лицу имущества можно проводить без его участия и личного присутствия.

При выявлении в результате инвентаризации недостач, необходимо затребовать у проверяемого материально-ответственного лица объяснительную, в которой он должен указать причины недостачи. Требование письменного объяснения в случае выявления недостач регламентировано Трудовым кодексом РФ. При отказе материально-ответственного лица в даче письменного объяснения возникновения недостачи имущества, инвентаризационной комиссией составляется специальный акт, в котором фиксируется данный факт.

Далее происходит полная оценка размера ущерба от недостачи имущества. При этом размер ущерба определяется путем сравнения рыночной стоимости недостающего имущества на момент инвентаризации с его балансовой стоимостью. Размер ущерба определяется, как большая из вышеперечисленных величин.

Ущерб может быть взыскан с материально-ответственного лица в том случае, если он не превышает средний ежемесячный заработок виновного и приказ о возмещении ущерба был издан не позднее 1 месяца с момента определения его размера. Во всех других случаях ущерб может быть взыскан только через суд.