Антикризисная программа снижения издержек при помощи инвентаризации

Перед лицом кризиса все равны. Пока поставщики повышают цены, а банки — процентные ставки по кредитам, компаниям жизненно необходимо сократить свои издержки. Как сделать это?

Контроль над основными средствами

Каждое предприятие располагает набором материальных ценностей. Для одних компаний это — оборудование, техника, мебель. Другие добавляют к этому списку товарные запасы.

В кризис именно материальные ценности находятся под большой угрозой, и задача бизнеса — добиться их сохранности. Чтобы сделать это, необходимо обеспечить правильный учет основных средств.

Главный инструмент такого контроля — инвентаризация. Она проводится для того, чтобы проверить фактическое наличие числящихся на балансе компании ценностей. И здесь возможны варианты…

Пример: Продавец, продавший товар, но не выбивший чек и не списавший его.

Подобные хищения случаются очень часто, и самостоятельная инвентаризация далеко не всегда выявляет их — ведь в этом случае считать товар может тот же сотрудник, который его «продал».

Это — только одна из причин, по которым инвентаризация должна быть независимой. Она позволяет защитить ваши материальные ценности, гарантировать, что все подсчеты будут выполнены правильно.

Самостоятельная инвентаризация

Каждое предприятие периодически проводит инвентаризацию. Она может быть организована двумя способами:

  • Привлечение персонала — этот способ, как правило, используют небольшие предприятия. Инвентаризация ведется работниками компании под контролем руководящих лиц.
  • Использование собственной команды ревизоров — этот способ распространен в крупных торговых сетях. Считается, что ревизоры обеспечивают более точный подсчет, их привлечение защищает от искажения результатов (на практике это далеко не всегда так).

Оба этих метода неэффективны в сравнении с независимой инвентаризацией. Она обходится в среднем на 30% дешевле в сравнении с содержанием собственного штата ревизоров. При этом ее результаты являются более точными.

Независимая инвентаризация помогает сокращать издержки бизнеса

Независимая инвентаризация проводится специалистами сторонней фирмы. Они не заинтересованы в том, чтобы искажать или подтасовывать результаты. Напротив, их задача — дать максимально точную информацию о наличии товара, оборудования и других материальных ценностей.

Преимущества:

  1. Правильная постановка учета основных средств.
  2. Защита материальных ценностей от краж и хищений.
  3. Сотрудничество с банками.
  4. Прямая экономия.

Опыт западных коллег

Западные компании работают в условиях свободного рынка намного дольше в сравнении с российскими предприятиями. Многие из них успели пережить множество кризисов, и даже более того: на случай проблем в экономике страны у таких компаний разработаны собственные антикризисные программы.

На пути сокращения издержек западные компании давно отказались от собственных штатов ревизоров. Проведение инвентаризации уже давно отдано на аутсорс — это дешевле и надежнее. Сегодня такие решения принимают и работающие на российском рынке предприятия. В их числе Stokmann, Intedex Group (бренды Zara, Stradivarius и т.п.), а также многие другие.

Как независимая инвентаризация помогает сохранять ваши деньги?

Это заложено в самой процедуре независимой инвентаризации.

  1. На первом этапе все помещения компании делятся на зоны так, чтобы вести учет одновременно в офисе, на складе, в подсобных помещениях, в торговых залах и т.п.
  2. Зоны распределяются между счетчиками, и начинается сканирование. Использование сканеров обеспечивает быстрый подсчет товаров, а также минимизирует влияние человеческого фактора.
  3. После завершения сканирования проводится ручной пересчет товара. При этом проверяется соответствие штрих-кодов и этикеток самому товару, чтобы избежать пересорта.
  4. После ручного пересчета его результаты сравниваются с результатами сканирования. Если результаты не совпадают, товар еще раз пересчитывается вручную. Если снова остаются расхождения — проводится повторное сканирование. Это дает двойную гарантию точности результатов.

Результаты инвентаризации передаются руководству компании. Они могут использоваться разными способами.

Таким образом, проведение независимой инвентаризации оказывается необходимой мерой — как с точки зрения безопасности и сохранности основных средств, так и с точки зрения оптимизации работы компании.

Сокращая издержки, имея полный контроль над бизнесом, повышая эффективность работы с основными средствами и товарными запасами, компания сможет не только благополучно «пережить» кризис, но и использовать эти наработки в дальнейшем для того, чтобы ускорить свое развитие и повысить прибыли.